Litbang FKKMK UGM Bangun Sistem Web-Dataregistry, Bahas Serius Etika dan Legalitas Data Sharing

Yogyakarta – Cluster Pusat Kajian (Litbang) Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat, dan Keperawatan (FK-KMK) Universitas Gadjah Mada (UGM) tengah mengembangkan sistem Web-Dataregistry terintegrasi sebagai upaya mendorong keterbukaan informasi riset dan promosi institusional. Namun, di balik ambisi tersebut, muncul tantangan besar terkait bagaimana menjamin pengelolaan data tetap etis dan sesuai koridor hukum. Untuk menjawab tantangan tersebut, Pusat Kajian FK-KMK UGM menggelar Forum Group Discussion (FGD) bertajuk “Pengembangan Web-Dataregistry: Aspek Legal dan Etik Data-Sharing”, pada Rabu (30/7/2025) lalu, berlokasi di Gedung Litbang FKKMK UGM, Yogyakarta. FGD ini menjadi salah satu langkah paling penting dalam penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) mengenai data-sharing yang ditargetkan berlaku lintas unit di lingkungan FK-KMK.

Dalam sambutan, perwakilan Dekanat menegaskan bahwa penyusunan SOP ini bukan sekadar dokumen administratif, melainkan strategi kunci dalam menghadapi era keterbukaan informasi yang makin tak terelakkan. “Pada saat ini tersedianya database yang dapat diakses secara global merupakan kebutuhan, akan tetapi di balik tersedianya data tersebut kita juga perlu memastikan bahwa pengelolaan dan pemanfaatan data yang dilakukan memenuhi aspek etis dan legal,” ujar Prof. dr. Gunadi, Ph.D., Sp.BA., Subsp.D.A(K), perwakilan Dekanat dalam sambutannya.

Dari Lentera ke Web-Dataregistry

Inisiatif membangun Web-Dataregistry ini sebenarnya bukan hal baru. Sejak 2023, gagasan tersebut telah muncul dalam Rencana Kerja Tahunan (RKT) Fakultas. Akan tetapi karena berbagai kendala, maka dengan dukungan dari Wakil Dekan Bidang Kerja Sama dan Alumni, tahun ini proyek tersebut mulai direalisasikan. Dr.rer.nat. apt. Arko Jatmiko Wicaksono, M.Sc., peneliti Pusat Kedokteran Herbal sekaligus PIC tim Dataregistry Pusat Kajian FK-KMK, menjelaskan bahwa platform ini akan memanfaatkan data dari sistem eksisting yang sudah tersedia, seperti misalkan data-data atau informasi dari Lentera atau SIPKAS. Namun berbeda dengan kedua platform tersebut, Web-Dataregistry akan tampil sebagai direktori publik yang interaktif dan komunikatif. Informasi yang ditampilkan meliputi tema penelitian, nama peneliti utama, status kolaborasi, hingga peluang bagi mahasiswa untuk terlibat.

“Inspirasi kami datang dari platform Forschungsinfrastruktur milik Austria. Mereka menjadikan data registry sebagai media promosi dan pusat kolaborasi riset internasional,” ujar Arko. Guna menjembatani kebutuhan tersebut, Sunandar Hariyanto, S.T., M.Eng., yang pernah terlibat dalam pengembangan sistem Riset Registry Universitas Gadjah Mada pada 2021, menegaskan bahwa pemanfaatan teknologi digital akan efektif jika dibarengi dengan tata kelola yang tepat.

“Kunci keberhasilan sistem seperti ini terletak pada pengelolaan akses yang jelas dan persetujuan dari peneliti. Selain itu, keberlanjutan dalam memperbarui informasi juga harus menjadi perhatian utama,” ujarnya. Hal senada disampaikan Fitria Yuniarti, S.H., M.Kn. Ia menekankan pentingnya perlindungan atas informasi strategis yang kerap tercantum dalam dokumen-dokumen internal. Menurut dia, tidak semua data layak dibuka ke publik secara utuh. “Perlu batasan tegas mengenai informasi apa yang dapat ditampilkan, dan bagaimana sistem proteksinya,” kata Fitria. Sebagai langkah preventif, ia mendorong penerapan klasifikasi data berdasarkan sensitivitas data.

Etika dalam Pengelolaan Metadata Penelitian

Tak hanya persoalan hukum, aspek etik dalam pengelolaan metadata juga mendapat perhatian dalam diskusi. dr. Wika Hartanti, MIH., menegaskan bahwa platform yang tengah disiapkan bukanlah wadah penyimpanan data penelitian, melainkan direktori proyek-proyek riset yang sedang dan telah berjalan.

Meski demikian, ia mengingatkan bahwa publikasi metadata tetap perlu memperhatikan persetujuan dari peneliti dan mitra kolaborasi. “Kepemilikan informasi harus dihormati. Jangan sampai data muncul tanpa izin dari pihak yang berwenang,” kata Wika. Ia mengusulkan penyusunan SOP etik yang secara khusus mengatur kepemilikan data, skema persetujuan publikasi, serta perlu ada mekanisme revisi informasi terhadap data yang ditampilkan dalam platform web-database tersebut. Wika juga menyebut Declaration of Taipei sebagai salah satu referensi internasional yang relevan dalam hal perlindungan data riset.

Menuju Repositori Institusi

Dalam diskusi rekomendasi penggantian istilah “registry” menjadi “institutional repository”, juga perlu dilakukan, agar lebih tepat secara terminologis. Platform ini akan berperan sebagai katalog publik riset-riset yang sedang dan telah berjalan di lingkungan FK-KMK UGM, sekaligus informasi informatif tentang scope penelitian dan kompetensi peneliti yang dihasilkan dari berbagai projek penelitian yang ada. Platform ini pun diharapkan mampu memfasilitasi promosi kelembagaan dan menarik kolaborator riset dari dalam dan luar negeri, karena informasi status projek seperti ‘terbuka untuk kolaborasi’ akan menjadi nilai tambah dari web-database semacam ini.

Strategi Jangka Panjang dan Evaluasi Berkelanjutan

Dari hasil FGD, tiga fase utama yang perlu ditempuh dalam merealisasikan pembuatan institusional repositori semacam ini, yakni fase desain dan pengembangan, fase implementasi, serta fase pemeliharaan dan evaluasi. Kontrol akses yang ketat, mekanisme revisi atau take down informasi apabila dikemudian hari terjadi permintaan dari peneliti/dari mitra, hingga filter data berdasarkan sensitivitas menjadi bagian penting dari SOP yang akan disusun. Guna menghindari redundansi pengumpulan data/informasi, maka sinkronisasi data dari Lentera atau SIPKAS direncanakan.

Setelah adanya persetujuan dari dekanat, maka tim IT FK-KMK UGM menyatakan siap untuk membangun Web-Dataregistry ini, dengan target implementasi awal pada semester berikutnya pada tahun yang sama.